Ač se to neděje příliš často, je faktem, že i firmy občas musí své sídlo přesunout. Může k tomu být spousta důvodů. Například nájemce dané firmě vypoví smlouvu, nebo se zkrátka najde lepší lokalita. Ať už je důvod jakýkoliv, je jasné, že to sebou přinese poměrně velké množství starostí.

Je zde samozřejmě organizování přesunu, tedy odvozu nábytku a jiných materiálů, zvlášť pokud jsou mezi nimi citlivé dokumenty, které obsahují například osobní údaje klientů. Je potřeba zajistit jejich přesun tak, aby se s nimi nemohlo nic stát a aby nemohly být dány do rukou neoprávněné osoby. To platí zvláště od schválení nového GDPR.

Pak tu máme samotnou otázku administrativy. Samotná změna sídla společnosti Virtuální kancelář Ostrava se totiž musí hlásit na poměrně velkém množství míst, a opomenout nelze ani jedno. Která to jsou?

V první řadě jsou to příslušné úřady, jako je například finanční. Ty musí mít vždy aktuální adresu, aby mohli posílat v případě potřeby dopisy.

Pak je také potřeba tuto změnu zanést do obchodního rejstříku, a to z toho samého důvodu. Navíc je ze zákona dané, že zde musí být zapsáno aktuální sídlo společnosti. Je tedy nutné to vyřídit s dostatečným předstihem, aby se vše stihlo zapsat a změna vejít v platnost.

Dále tu máme poskytovatele telefonních a internetových služeb. Ti musí také vědět, že budou působit na nové adrese. Je také dobré si ověřit, zda mají na novém místě alespoň stejnou sílu a kvalitu signálu, jako měly na tom starém.

Je také potřeba přehlásit vodu, plyn a elektřinu, respektive jejich odběrná místa. Pokud budete brát z jiného zdroje, musí o tom tito dodavatelé vědět, aby vám mohli správně účtovat vaši spotřebu. Navíc, pokud se do prostor po vás nastěhuje někdo jiný, mohlo by to vést ke zmatkům.

No a v neposlední řadě je také nutná změna na internetových stránkách firmy. Přeci jen, i zákazníci mají právo vědět, kde aktuálně sídlíte, nebo ne?